Tietosuojaseloste

Tämä on Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuoja- ja rekisteriseloste. Selosteessa kerrotaan, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme sivuston käyttäjien sekä palveluita tilaavien asiakkaiden henkilötietoja.

Päivitetty viimeksi: 14.9.2026

1. Rekisterinpitäjä

• Yrityksen nimi: Villi vahva Oy / Surussa.fi (aputoiminimi)
• Y-tunnus: 3485210-5
• Osoite: Harakkamyllyntie 21, 00920 Helsinki
• Verkkosivusto: https://www.surussa.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

• Nimi: Sanna Salovuori
• Sähköposti: sanna.salovuori@surussa.fi
• Puhelinnumero: +358 50 522 2188

3. Rekisterin nimi

Surussa.fi-sivuston asiakas-, yhteydenotto- ja markkinointirekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Sopimuksen täytäntöönpano ja asiakassuhde: Hautajais- ja muistotilaisuuspalveluiden, esiintymisten, tilauslaulujen ja konsultoinnin tarjoaminen, toteuttaminen sekä laskutus.
• Yhteydenottoihin vastaaminen: Sivuston lomakkeiden kautta tulleiden tarjouspyyntöjen ja kysymysten käsittely.
• Oikeutettu etu: Palveluidemme kehittäminen, käyttökokemuksen parantaminen ja sivuston suojaaminen väärinkäytöksiltä.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• Perustiedot: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite.
• Asiakkuuteen liittyvät tiedot: Tilatut palvelut, laskutustiedot, yhteydenotot ja viestit.
• Palvelun toteuttamiseen liittyvät välttämättömät tiedot: Tilaisuuksien järjestämiseen liittyvät tiedot, kuten muistotilaisuuden ajankohta, paikka sekä tilauslauluja tai puheita varten annetut välttämättömät (mahdollisesti hienotunteiset) taustatiedot.
• Tekniset tiedot: IP-osoite ja evästetiedot (analytiikka).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään säännönmukaisesti:

• Asiakkaalta itseltään sivuston lomakkeiden kautta, sähköpostitse, puhelimitse tai sopimuksen teon yhteydessä.
• Evästeiden ja muiden analytiikkatyökalujen (kuten Google Analytics) avulla sivuston käytön yhteydessä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei myydä eikä luovuteta ulkopuolisille kaupallisiin tarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa:

• Palvelun toteuttamiseksi välttämättömille alihankkijoille (esimerkiksi laskutusohjelmiston tarjoaja tai yhteistyökumppanit, kuten catering- tai juhlapaikkakumppanit, jos asiakas on näin sopinut).
• Viranomaisille lakiin perustuvien velvoitteiden täyttämiseksi (kuten kirjanpitolaki).
• Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos käytetyt IT-palvelut (kuten palvelimet tai sähköpostijärjestelmät) siirtävät tietoa EU:n ulkopuolelle, huolehditaan tietosuojan riittävästä tasosta standardisopimuslausekkein (SCC).

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta.

• Sähköiset aineistot: Tiedot on suojattu käyttäjätunnuksilla, salasanoilla ja palomuureilla. Pääsy tietoihin on vain niillä henkilöillä, joiden työtehtävät sitä vaativat.
• Manuaaliset aineistot: Mikäli tietoja tulostetaan paperille, niitä säilytetään lukituissa tiloissa ja ne tuhotaan tietoturvallisesti heti, kun niitä ei enää tarvita.

9. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi (esimerkiksi asiakassuhteen tai projektin keston ajan).

• Kirjanpitoon liittyvää aineistoa säilytetään kirjanpitolain vaatiman ajan (6 vuotta tilikauden päättymisestä).
• Tarjouspyynnöt ja yhteydenotot, jotka eivät johda sopimukseen, poistetaan vuoden kuluttua yhteydenotosta.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Käyttäjällä on oikeus:

• Tarkistaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot.
• Vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisemista.
• Vaatia tietojensa poistamista ellei laissa (kuten kirjanpitolaissa) määrätä toisin.
• Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Kaikki oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.